我连一下二零一七，这里是全国学校共青团新媒体运营中心，联合全球职场社交平台领英共同推出的职场实战课系列。
从真实职场的角度出发，帮助大家提升实用技能，强化职场竞争力，获得一个更好更早的职场起点。
我是本次系列课的主讲人段旭东，微软中国有限公司的高级产品市场经理。
下面进入我们的office 三六五入职出挑战。
如果说大多数应届毕业生的简历里都有一个共同点的话，那一定是不管自己真实的能力如何，都会毫不犹豫的在i t 技能那一项里写上熟练使用微软office 办公软件。
不过遗憾的是，其实很多人远没有达到熟练使用office 办公软件的地步，甚至可能没见过真的熟练使用office 办公软件的人是如何使用office 的。
这也是我们这次制作office 办公软件培训课程的初衷。
那就是希望通过职场中的实际场景和高频使用的office 技能，帮助你重新了解和认识office 办公软件学会常用的技能技巧，并为未来的求职和就业打好坚实的基础。
office 的使用技巧当然数不胜数，而我们的课程将会专注那些具有一定的普适性，以及大多数人可能在职场中碰到的实战技巧。
更重要的是使用这些技巧后面的思考问题的方式和专业的做事方式。
我们整个课程的演示会基于office 三六五，也就是永远保持功能更新的订阅版的office。
我们希望作为面向未来的职场人，你能始终对新的信息技术工具有了解和掌握，从而能最高效的工作和创新。
接下来请进入我们的课程第一课excel 实战技巧，这样整理数据更高效。
说起excel，你应该并不陌生。
在开始本次课程之前，我先给你分享一个我自己使用excel 的故事。
那是我刚毕业参加工作的时候，有一次因为工作需要，我要对一个表格里的数据做分析。
但是当我使用excel 中的函数功能时，发现无法得到我想要的结果。
就比如你现在看到的这两列数据，a 和数据b 肉眼看起来完全一样。
但是我们现在用同样的函数公式来处理这两行数据。
你会发现出现了不同的结果，为什么呢？
这是我当时百思不得其解，花了一个下午去研究的问题，最后还是一个同事看我在电脑前憋的脸红脖子粗过来问我怎么回事。
然后一句话点醒梦中人，运算结果那一列的数据格式是文本吧。
没错，问题就出在这里，因为我们没有注意到函数运算结果那一列的数据格式造成了无法运算的问题。
而只要做这样一个简单的操作，把数据格式从文本更改为数值，就可以马上让一切恢复正常。
我希望通过这样一个简单的案例来告诉你的是，当我们谈数据分析的时候，好像分析是最重要的。
而在实际工作当中，能收集和整理高质量的数据，才是数据分析的基础。
有一句英语的谚语叫做garbage in garbage out，垃圾进去，垃圾出来。
如果事物的数据都有问题，你当然不能指望获得准确的分析结果，更不要说在这个过程当中浪费掉的大量的时间和成本。
通过这一课你可以学习到以下的内容。
第一，如何设计一个高质量的数据收集表格。
第二，数据整理的基本步骤和小技巧。
第三，如何实现多人协同编辑，在职场沟通中有一个重要，但是容易被职场新人忽略的概念叫做沟通成本。
所谓沟通成本就是指在日常沟通中，不管是口头还是书面信息还是数据，都需要我们投入大量的时间和精力。
而这些投入的时间和精力就是一种成本。
如果你能更精确的传达信息，用更少的时间和次数达到沟通目的，你的沟通成本就会更低，工作效率就更高，职场竞争力也更强。
以数据收集和整理这样一个高频出现的场景为例，这其中就涉及到大量的沟通成本。
比如你刚整理好数据，就有同事告诉你，他把你的表格理解错了，所以前的内容需要更新，这意味着你的很多工作就要推倒重来。
所以希望这一课的学习能让你对数据的收集和整理有基本的了解，并能够知道如何用专业和严谨的态度来完成这些工作，从而降低你的沟通成本，提升效率。
我们先来看第一块内容，如何设计一个高质量的数据收集表格。
职场中尤其是对职场新人会被经常要求设计一个excel 表格，然后发给不同的同事去填写，来完成数据收集。
再根据收集到的数据做分析整理，就是这样一个听起来很简单的任务。
在实际操作当中，你可能会碰到各种问题。
比如你希望你同事填的内容是这样，但是实际收到的表格是这样，或者你觉得每个人都理解了你的描述，但收到的内容却是五花八门，到底怎么做才能让你收集的数据更符合你预期的要求呢？
请记住这样三个技巧，第一，使用简单易懂和清晰明确的表格、标题及注释，说明你的表格标题中需要非常清晰的描述，需要其他人填写的内容。
比如同样是希望收集姓名、性别、年龄和收入这四项信息。
如果你发现有的标题过于简单，并可能出现理解歧义，那么你就需要加入更多的文字来解释说明。
比如在年龄这一项中，加入以身份证、出生日期为准。
在收入这一项写明是二零一八年工资收入，并且是税前。
如果这个时候你发现需要加更多的内容才能解释清楚需要对方填写的内容。
那么为了保持标题的简洁，你可以选择对标题加上注释说明。
就像你在这一个事例中看到的，我们在二零一八年工资收入这个标题上加了一个注释。
特别说明请以二零一八年的工资单为参考标准来填写此项不含奖金、福利补贴等其他收入。
这样每个填写表格的人，如果不懂到底要填什么，可以很快的从注释说明中获取额外的解释信息。
这里你可能要问一个问题，每个人的理解能力不同，我要把表格、标题和说明做到什么地步，才算做到简单易懂和清晰明确呢？
这里有一个方法教大家去测试，那就是你可以假想把这张表格拿给你的奶奶看，他老人家能看懂吗？
也许你会说我奶奶都不懂什么是电脑呢？
没错，如果你能做到让没有任何背景知识甚至基础的人都看懂，其他人不是更容易懂，并且不会产生歧义吗？
这个小技巧其实可以用在很多沟通的地方。
第二，巧用势力，有时候你可能没有那么多的时间去制作非常通俗易懂的标题和注释说明。
或者你发现有的人可能不会去认真的读你写的内容。
这个时候一个简单好用的方法就是自己制作填表的示例。
比如这样通过这种方式，其他人就可以一目了然的知道自己应该怎么填，哪些地方，应该填，哪些地方可以不填。
第三，限制输入方式和输入格式。
在收集信息的过程当中，最核心的数据是数字，但是让填写表格的所有人都按照你希望的格式和方式来输入，也是一件很有挑战的事情。
比如你希望其他人填一个百分比，结果可能有人填小数，有人填百分数，还有人干脆因为看不懂就不填了。
这个时候你就需要尽可能去限制大家的输入格式和输入方式。
比如你现在看到的操作演示，我们可以把需要填写收入这一列全部选中，然后把整列的格式改为货币。
当其他人填写你的表格时，显示的数据格式自动就会是货币了。
另外一种限制输入的方式是下拉菜单。
比如这个表格中性别的选项，要么是男，要么是女。
那么你就可以通过点击数据，然后通过数据验证这个功能，将这一列所有需要填写的单元格都设置为下拉菜单的方式。
你可以看到这种方式不但可以帮助填写的人更快的填完表格，还能帮助你收集到质量更高的数据。
接下来我们来看第二块内容数据整理的基本步骤和小技巧，日常工作或者学习中我们要处理的数据来源可能五花八门，有手工填写的，有系统里抓取的，有经过筛选处理的等等。
这就可能为我们进一步的数据分析带来很多潜在问题。
比如我在这一刻开头所举的小例子，接下来我来介绍一下数据整理的基本步骤。
第一步检查数据你需要熟悉和了解你的数据，每一列的数据来源是什么，格式是什么，哪些是静态数据，哪些是系统会自动更新的动态数据，以及每一列每一行的数据是否完整，是否是有效数据等等。
换句话说，你要对你的数据做到心中有数，才能在碰到问题的时候快速的定位问题并解决快速检查的方法就是选中相应的数据，然后查看数据格式。
第二步，整理格式。
为了进一步的数据分析，我们经常需要对数据的格式进行整理。
你可以通过选中所需要的数据，然后通过点击上方菜单栏的单元格式选项来快速的设置不同的格式。
比如你希望这一列用文本的方式显示，那么就可以选中这一列，然后选择文本。
而这一列数字，你希望用货币的方式来显示，那么也可以做类似的操作来选择货币。
此外，如果上方菜单栏的选项不能满足你的需求，你可以通过点击鼠标右键选择设置单元格格式来满足你更复杂的需求。
第三步，处理问题数据，你的数据表里可能会出现一些你意想不到的有问题的数据，比如空格n a 乱码等等。
这也是数据分析中很头疼的地方。
这个时候你需要首先看看这些有问题的数据是怎么产生的，是数据丢失还是运算错误，还是其他原因。
其次，如果可以修正，你要尽量去把正确的数据填进去。
如果不可以，你需要把这些数据高亮出来，提醒自己这些数据有问题。
如果你的数据表要分享给别人，你还可以加上注释，说明，帮助其他人快速了解这个问题。
请记住数据的真实性和有效性是数据分析的大前提。
所以你需要为你所收集和整理的每个数字负责，这也是你未来职场幸运度的一部分。
好了解了数据整理的基本步骤和小技巧后，我来简单介绍一下这一课的第三块内容。
多人实时编辑数据表的技巧。
在实际工作中，不管是数据收集还是数据分析，多人协作是一个常用的场景。
传统的协作方式是一个人先做出一张表，然后发给其他人，其他人填写完以后再发回给第一个人做整合。
这种方式在实际运作中往往伴随着大量的邮件沟通和反复的修改。
所以在职场中正在被另一种更高效、更现代化的方式所取代。
多人实时在线编辑在office 软件中，如果你要使用这个功能，首先你和所有需要参与编辑的人都需要是office 三六五的订阅用户。
换句话说，你们每个人都需要有一个office 三六五的账号，这个时候你再去收集一个数据就可以变成这样。
首先你做好一张表，然后你可以点击右上角的分享按钮，接着你需要输入需要参与表格编辑的所有人的邮箱地址，并将他们的权限设置为允许编辑。
在你点击发送后，这些人将收到你的分享通知邮件，并可以通过点击邮件中的链接进行在线编辑。
而你不但可以看到其他人的编辑内容，还可以看到谁在哪里做了编辑。
当然在这个过程中，你仍然需要和大家保持沟通，从而确保你可以收集到高质量的数据。
此外，office 三六五里的p p t 和word 也都支持多人在线实时编辑的功能。
希望你也可以在以后的应用中多尝试这种更加高效的协作方式。
以上就是我们第一课的内容，关于数据的收集和整理的小技巧，我重点介绍了以下三块内容。
第一，如何设计一个高质量的数据收集表格。
第二，数据整理的基本步骤和技巧。
第三，如何实现多人协同编辑。
更重要的是，我希望通过这一刻来告诉你，数据质量是数据分析的基石。
你需要对处理的每个数字负责。
在这个过程中，你可以不断的通过学习各种excel 的技巧来提升工作效率。
但是永远不要忘记你使用这些技巧的初衷是什么。
谢谢。
我也有这个。
