公司活动的策划方案怎么写？

活动策划方案通常不会在一开始就写完整，往往要经过好几版的修改后才会逐步完整许多。因为许多的信息都还在搜集与确认的过程，一但确认下来，才会将之更新。但这里要提到的是，场地订定下来后，就可以着手第一版 (初版) 的策划方案

活动策划方案通常不会在一开始就写完整，往往要经过好几版的修改后才会逐步完整许多。因为许多的信息都还在搜集与确认的过程，一但确认下来，才会将之更新。但这里要提到的是，场地订定下来后，就可以着手第一版 (初版) 的策划方案，初版的内容至少要有这些：

活动目的、目标、(大方向/未定的)研讨会主题、目标听众 (TA)、活动日期与地点、议程是半天？整天？连续几天？议程分几段、每段几分钟，议程表可以先标注出来，填上“预计/草拟”的讲题方向与欲邀请的发言嘉宾，现场预计会展示的产品。

再来就是放上项目管理 (Project Control) 用的时程表，也就是这场活动的Action Plan，以表的方式写明接下来哪些事情要Follow，谁要负责哪些事项、何时得完成的时间表。让读这份活动策划方案的人(项目的负责人/发言嘉宾)知道自己什么时候该交东西给你，也让他们了解活动的进程。

除了Action Plan之外，我还会在初版的策划方案中，放上宣传计划。针对这场活动，我在哪些时间点(Timing)、会有哪些素材(Material)，透过哪些渠道 (Media/Channel) 来发布。

活动策划方案不是一次就能写好、写全，但上述提到初版的策划方案基本内容，随着信息日积月累增加，再逐步补充到策划方案中即可。因此，一份活动策划方案，基本上就是一个集结人事时地物，以及你如何做(参会报名)、这场活动相关的总总内容。

活动信息 / Information

活动名称 (Event Name)：活动名称与主题。

活动时间 (Time)：年/月/日、几点到几点。

活动地点 (Venue)：场地//地址/几楼/厅室。

报到时间 (Registration time)：几点到几点 (通常30分钟)

活动目标 (Goal)：依据你们公司办这场活动的主要目的来设定目标，有的公司用现场有多少人出席、有的公司用透过这场活动拿到多少Leads，或是多少contact...等。

主视觉 (Key Visual) : 当设计师完成后，你可以将主视觉放在你的策划方案中，之后有关的Promotion与现场布置物都是依据这个主视觉来设计制作。

议程表 / Agenda

议程表 (Agenda)：议程表上要有“发言嘉宾 (Speaker)”、“发言主题 (Topic)”、“演讲时段 (Time)”、“演讲所花时间 (Duration / Time Slot)”，记得标上讲者的公司名称 (Company)、职位(Job Title)，议程表的末端最好加一句备注 (Note)：主办单位保留活动内容、议程、时间、地点及发言嘉宾之变更权利。通常议程表不会一次就写好，因为邀请讲师与确认发言嘉宾的过程本身就会休休改改，但你议程要切成几段讲题，每段要讲多久，这就是你一开始可以做的事情，划分Time Slot也比较好进行发言嘉宾的邀约，让发言嘉宾知道他需要准备多长的内容。之后陆续拿到信息后，再一一补到议程表。

关于展品 / Demo

展品清单 (Demo List)：动态与静态展品、需要多大空间、需要什么设备(屏幕/台子...etc.)、电力需求、延长线、所接的线是什么转什么 (例如VGA转HDMI/DVI)。

展品布局 / 展品配置图 (Demo Layout)：这页没有强制性地一定要放在策划方案中，没写这页不会死人，但有放的话会让你的活动准备更细致、更留意到哪些细节。我会准备展品摆放在桌面的Layout，展品/屏幕/型录摆哪、展台尺寸空间等，才能掌握哪些东西怎么个摆法，这将有利于你领导问你你答得出来，你也比较能掌握各项细节，同时这个将对活动当天工作人员现场协助场布时有所依据。

关于场地 / Venue

场地图 (Venue): 场地照片 (教室型/剧院型桌子与座位摆放的照片，请场地AE 提供给你)，除了场地照片之外，也列上场地费用、空间大小、茶点费用、提供的设备有哪些。通常我会将场地联系人的信息也列在此页，方便读报告的人或未来接手的人知道该联络谁，也是方便自己准备活动的时候直接开这份策划方案，马上找到相关的任何信息，会效率许多。

场地平面图 (Floor Plan): 办研讨会的那一层楼平面图，将你所在的厅别标示出来之外，报到桌、茶点桌、讲台、播放投影片的地方、易拉展摆放的位置等，在图面上标示出来。假设这场研讨会中你计划六套动态展品，分别用六张IBM桌 (180cm x 60cm)摆放，那么场地平面图上我会标示这六张桌子分别放在哪些地方，并且每张桌子的展品名称是什么也会标注。

活动宣传与吸引参会 / Promotion

宣传计划 (Promotion Plan)：这页我会用表(Form)呈现，会有哪些媒体购买 (Media Buying)、发布的档期 (Issue Date)、Database有多少、费用多少、何时活动说明页面(Landing Page) / EDM / Banner/报名渠道(Registration form)会做好、新闻稿(Press Release)何时发布等信息。

物资 / Material

表单 (Catalog / Brochure / Flyer / Datasheet)：列表记载各物料带多少量，哪些装在礼品袋中。

问卷 (Questionnaire)：记载问卷的题目与勾选的选项。

赠品 (Giveaway / Lucky Draw)：广发用的赠品、最后抽奖用的赠品，我会放图片，并写数量与价格、赠品的用途。

其他需带物资 (Others)：签到表/学员名册(Sheet)、工具(Tools)如延长线/螺丝起子等、文具用品(Stationary)、播放用档案(用随身碟存取)、讲义(Handout)、设备(Device)如屏幕、布置物如海报/易拉展、规格牌/说明牌(Spec card)、展品(Demo kit)。

人力 / Manpower

工作分配 (Manpower)：礼仪、开场者、报到区的工作人员、操作设备/投影器材/切换档案的人、礼品袋分装者、倒计时举牌者、拍照者、报到时接代人员/导引....等。

活动流程 (Run Down)：活动流程依照时间与事件，当下哪些人在哪个位置(空间)、负责什么事情、准备什么物品等。

通讯簿 (Contact List)：除了记载工作人员的连络方式之外，也记载货运/场地窗口的信息。

公司活动策划方案需要先定活动主题
才能围绕主题去策划不同的环节

公司活动方案要确定主题，根据主题设置不同的环节